Ing. Nicola Rosiello

Questo intervento vuole focalizzare essenzialmente gli aspetti più pratici e particolari dell’introduzione di un sistema informativo nell’ambito della nostra Amministrazione.

Certamente ciò vale anche per tutti gli altri Enti pubblici che si accingono ad intraprendere il cammino dell’informatizzazione.

Introdurre l’informatizzazione in un Ente pubblico, in un certo senso, significa intraprendere una rivoluzione nella vita dello stesso Ente e, quindi, significa sconvolgere, come in tutti i processi rivoluzionari, un modo consolidato di agire, di vivere, di comportarsi.

Non a caso il nostro sistema informativo è stato chiamato Copernico.

Ciò potrebbe anche spaventare gli operatori, soprattutto noi pubblici dipendenti abituati a tutta una serie di procedure nello svolgimento del nostro lavoro.

Ci si potrebbe anche chiedere perché fare questa rivoluzione se bisogna sconvolgere la vita di tutti i giorni.

La rivoluzione, tuttavia viene richiesta dalla necessità di rimanere al passo con i tempi.

Nella Pubblica Amministrazione, negli Enti Locali in particolare, l’attuale momento, che ho definito rivoluzionario, ha preso le mosse dal 1990 dalla serie di leggi che hanno posto le basi per la riforma in atto.

Parlo della L. 142/90 sull’ordinamento delle autonomie locali, della L. 241/90 sulle norme di procedimento amministrativo e sul diritto di accesso, del D.L.GS 29/93 sulla razionalizzazione dell’organizzazione delle Amministrazioni Pubbliche, del D.L.GS 77/95 sull’ordinamento finanziario e contabile degli Enti Locali.

Cosa è successo con la promulgazione di dette leggi?

È successo che la Pubblica Amministrazione ha dovuto cominciare a proporsi in modo diverso verso il cittadino, al quale la Pubblica Amministrazione stessa deve fornire servizi sempre più efficienti in ossequio alla economicità, efficacia e trasparenza.

Le successive leggi Bassanini hanno accentuato questo cammino.

Certamente una Pubblica Amministrazione congelata e sempre uguale a sé stessa, immobile sulle sue procedure, sui suoi tempi, non può rispondere a tali necessità.

È sempre stato facile nel passato rispondere al cittadino che chiedeva un servizio, una risposta ad una sua necessità, che, ad esempio, la sua lettera non era ancora giunta sul tavolo di competenza a causa di un disguido del protocollo, anche perché detti disguidi succedevano davvero, alla faccia della legge 241 e della trasparenza e della rapida risposta della Pubblica Amministrazione.

A questo processo sono interessati anche, e soprattutto, i servizi di Controllo di Gestione delle pubbliche amministrazioni.

Vi chiederete il perché di questo interessamento da parte del Controllo di Gestione.

La Pubblica Amministrazione per poter rispondere in pieno alle necessità dei cittadini deve poter conoscere in maniera completa tutti i meccanismi delle proprie procedure, ciò al fine di migliorare se stessa e, quindi, il proprio porsi verso l’esterno.

Il legislatore ha introdotto il Controllo di Gestione al fine di monitorare costantemente l’intervento della Pubblica Amministrazione in termini di efficacia, efficienza, economicità, e, quindi, di correggerne in itinere gli obiettivi, gli strumenti e le procedure.

Qualcosa di simile esiste nel mondo industriale col nome di controllo di qualità.

Cos’è il controllo di qualità nell’industria?

Nel mercato globale ogni produzione trova la propria collocazione solo se riesce a porsi in concorrenza con produzioni simili in ogni angolo del mondo.

Per riuscire a imporsi sulla concorrenza, a parità di qualità, determinante è il prezzo finale del prodotto che ha come componente importante il costo di produzione.

Ma a parità del costo di produzione e delle altre condizioni che portano alla formazione del prezzo finale (trasporti, margini industriali, distribuzione, ecc.), determinante risulta la qualità del prodotto stesso.

Ci si è industriati, quindi, per migliorare il prodotto nello studio costante dei procedimenti costruttivi in modo che da un loro miglioramento e razionalizzazione si possa ricavare una qualità costante, anzi sempre migliore, del prodotto.

Mutuando il discorso, anche la Pubblica Amministrazione si trova ad operare in un mercato globale, quella della fornitura di servizi in un contesto di ipermedialità, in quel villaggio globale che ormai è diventato il mondo.

La Pubblica Amministrazione fornisce essenzialmente servizi, essendo il mercato costituito dai bisogni del cittadino, la qualità del servizio è misurata dal grado di soddisfazione del cittadino che si rivolge alla Pubblica Amministrazione.

Ottenere un buon grado di soddisfazione significa fornire servizi efficienti, efficaci, rapidi per tutti i cittadini, con procedure trasparenti ed indipendenti dal momento, dall’operatore e dal tipo di richiesta.

Come fare per ottenere quanto detto?

Migliorando la propria organizzazione interna, alleggerendo il lavoro degli operatori, alleviandoli da tutta una serie di procedure ripetitive e stressanti, eliminando i passaggi inutili e ripetitivi di pratiche e di visti.

Per il cittadino, che nel passato doveva migrare da un ufficio pubblico all’altro, da una stanza all’altra, affinché potesse fornirsi di tutte le certificazioni necessarie per il completamento di una certa pratica, un buon grado di soddisfazione può significare, ad esempio, sbrigare la stessa pratica tutta presso uno stesso ufficio.

Ciò avviene anche per quei procedimenti esclusivamente interni alla stessa amministrazione con passaggi farraginosi di pratiche da un ufficio all’altro.

Pensiamo, a questo punto, cosa può significare introdurre in una amministrazione tradizionale il Controllo di Gestione.

Significa aumentare il numero delle carte che passano da un ufficio all’altro; significa aumentare il numero delle procedure che un impiegato deve compiere per una stessa pratica, con un risultato finale sicuramente non certo in quanto le carte purtroppo si perdono o subiscono disguidi, con un risultato finale che non è certamente rapido; fallisce, cioè, il costante e rapido monitoraggio con l’aggravante che il Controllo di Gestione viene visto come un vero e proprio controllo sull’operato di alcuni da parte di altri, cosa questa che demotiva ulteriormente e, in definitiva, compromette la buona riuscita dell’azione della Pubblica Amministrazione.

Lo stato delle cose potrebbe portare anche a risultati fuorvianti, non veritieri.

Il Controllo di Gestione è tanto più valido ed efficace quanto più rapidamente può intervenire per correggere in itinere eventuali inconvenienti o farraginosità.

Capirete che senza validi strumenti, che possano automatizzare il più possibile le procedure, non si può pensare a migliorare, pur avendone la volontà.

Da tutto ciò risulta lampante quanto necessario sia l’ausilio degli strumenti informatici per raggiungere l’auspicato miglioramento dei servizi ed ecco, quindi, il perché della presenza del Controllo di Gestione nella formazione del servizio informativo dell’Ente Provincia.

Detto della necessità, bisogna chiarire che, introdurre lo strumento informatico nel nostro lavoro, sebbene costituisca una rivoluzione nella nostra vita, non è affatto complicato, difficile o, peggio ancora, un salto nel vuoto.

Capisco quei colleghi, che non avendo dimestichezza con lo strumento informatico, certamente non per colpa loro, possano sentirsi ignoranti, o come si dice afflitti da analfabetismo di ritorno, tuttavia posso loro dire di non lasciarsi spaventare.

In questo posso trasmettervi l’esperienza che ho avuto con altri colleghi quali docenti nei corsi di formazione professionale per la qualifica di addetto alla registrazione dei dati tenuti al nostro personale di terza e quarta qualifica professionale.

In detto personale c’era gente che non aveva mai utilizzato, non dico un computer, ma nemmeno una macchina da scrivere; c’era gente avanti negli anni e prossima alla pensione e che, quindi, aveva da sempre lavorato con metodologie tradizionali; ebbene l’entusiasmo che abbiamo rilevato in quelle persone ha qualcosa di straordinario, forse perché hanno compreso le enormi potenzialità del mezzo elettronico che andavamo a fargli conoscere.

Riprendendo il discorso, quindi, non deve spaventare il pensare di cominciare a lavorare con qualcosa che non si conosce, quasi come se si fosse all’inizio della carriera.

Deve, invece, confortare il pensare che, con l’ausilio dello strumento elettronico, il lavoro acquisterà una maggiore valenza in quanto si potrà rispondere con maggiore qualità alle necessità del Ente e, quindi, del cittadino.

Ciò vale dal Dirigente all’Applicato.

Adesso alcuni esempi di ciò che si potrà fare, per spiegare quale sarà il prossimo futuro.

Allo stato attuale, molto tempo viene dedicato al pubblico che giornalmente vaga negli uffici alla ricerca delle più disparate notizie: è possibile nel futuro, ad esempio istituendo uno sportello plurifunzionale presso l’URP, fornire via rete in tempo reale tutte le notizie richieste; è altrettanto possibile fare la stessa cosa attraverso la rete civica di Reciproc@, quindi Internet, la rete delle reti.

Pensiamo, ancora, a tutte le procedure attualmente in atto con i fascicoli che viaggiano da un ufficio all’altro.

Ebbene, le stesse procedure possono essere compiute con l’ausilio del mezzo informatico a partire dal protocollo fino alla realizzazione del prodotto finale (delibera, pagamento, autorizzazione, ecc.).

La posta, quella che ancora arriverà col supporto cartaceo, all’ufficio protocollo sarà scannerizzata (cioè come se dicessimo fotocopiata elettronicamente) e contemporaneamente sarà generato, in modo totalmente automatico, il protocollo di entrata ed ancora instradata elettronicamente al Dirigente del servizio di competenza; copie elettroniche saranno inviate anche a tutti gli altri che possano avere necessità o competenza a conoscere le pratiche (Presidente, Assessori, Segretario Generale, ecc.); con un solo passaggio e nel giro di qualche minuto la pratica è già sul tavolo elettronico (il PC) del Dirigente il quale sempre per la stessa via e sempre in tempo reale invierà la pratica al responsabile del procedimento.

Nel frattempo l’ufficio protocollo avrà avuto modo di conservare in modo opportuno gli allegati cartacei della pratica stessa, con riferimenti precisi, a disposizione dell’ufficio istruttorio per le eventuali ulteriori necessità.

Si è realizzato in un tempo brevissimo un cammino che attualmente, purtroppo, avviene, quando tutto va bene, in almeno una settimana.

Il responsabile del procedimento, per via informatica, istruisce la pratica, consulta se necessario le banche dati disponibili, interne ed esterne, per valutare le necessità della pratica, quindi predispone il provvedimento finale per il proprio Dirigente o per l’Organo politico, se di competenza, previa supervisione per via telematica del Dirigente.

Il Dirigente col suo visto pone automaticamente la proposta di provvedimento all’ordine del giorno dell’Organo collegiale.

Si è compiuto, ancora, un procedimento che attualmente avviene attraverso un cammino di carte da un ufficio all’altro, con i tempi che conosciamo.

Pensate a cosa potrebbe succedere con le procedure attuali nel futuro prossimo della nostra Amministrazione quando gli uffici saranno più o meno decentrati (nuova Sede, Palazzo Dogana, Palazzo ex Maternità, ex Sicem, Liceo Marconi, oltre alla Biblioteca); il giro di carte necessario per il funzionamento dell’Ente necessiterebbe di un vero e proprio servizio postale interno, con ulteriori aggravi di tempo ed economici.

Ho parlato di posta che arriva col supporto cartaceo perché, grazie al sistema informatico centralizzato, potremo ricevere direttamente posta anche per via telematica.

In tal caso nelle nuove procedure, comunque, nulla cambia rispetto a quanto detto.

Per quanto riguarda in particolare il sistema informativo della Provincia di Foggia, si è cercato, ancora, di unificare e si cercherà sempre più, per quanto possibile le procedure.

Adottare un provvedimento, dal punto di vista pratico, sarà semplicissimo; l’adozione significherà la contestuale repertoriazione, pubblicazione, archiviazione.

Archiviazione elettronica significa anche possibilità di consultazione in ogni momento ed da ogni postazione a mezzo della rete civica Reciproc@, quindi Internet, fornendo l’informazione diretta al cittadino.

Anche il Controllo di Gestione non peserà assolutamente sulle procedure, l’inoltro delle pratiche necessarie avverrà in maniera automatica, il funzionario cioè non dovrà compiere alcuna operazione particolare, secondo tipologie e procedure unificate e gestite automaticamente per via telematica.

Si dirà, a questo punto, che una siffatta cosa potrebbe non essere conforme al diritto alla riservatezza (privacy) o al dovere di segreto d’ufficio; che non è impermeabile ad eventuali manipolazioni da parte di chiunque ne abbia l’interesse.

Ebbene i meccanismi messi in atto sono tali da fornire tutte le garanzie.

Avrete sentito parlare di firma elettronica: a parte gli aspetti tecnici che non sto a descrivervi, dal punto di vista pratico porre la firma elettronica su un documento informatico da parte di chi di competenza significa validare in maniera univoca quel documento, cioè, ancora, quel documento sarà tale, quindi documento informatico, solo se validato da chi di competenza.

In parole povere una lettera che deve partire dall’Ente a firma del Dirigente competente, sotto forma di documento cartaceo o elettronico, avrà forma di documento informatico o cartaceo in partenza solo se validato dal Dirigente a mezzo della firma elettronica che solo lui può apporre, come se fosse la propria firma autografa.

Anche l’accesso alle pratiche di ufficio, non ancora rese pubbliche, può avvenire solo da parte di chi è investito di una qualche responsabilità su quella pratica.

C’è anche la possibilità di avere un accesso differenziato alla stessa pratica in funzione del diverso grado di responsabilità su quella pratica.

Pensiamo ad esempio ai dati di contabilità dell’Ente.

Solo all’ufficio di ragioneria, attraverso i suoi funzionari responsabili, è possibile intervenire per le variazioni a seguito dell’adozione di determinati provvedimenti.

Mi spiego con un esempio: il Dirigente emette una determina di liquidazione di una fattura nei confronti di un fornitore, il Dirigente avrà avuto la possibilità di visionare il contenuto del capitolo di bilancio che riguarda quella determina, ma la variazione al capitolo stesso avverrà solo dopo il visto (firma elettronica) del Dirigente del servizio finanziario, esattamente come avviene adesso con l’ausilio del supporto cartaceo.

Il Dirigente del Controllo di Gestione può accedere ai dati del Servizio finanziario per svolgere il proprio compito, potrà attingere dati per compiere le proprie analisi, ma mai modificarli.

Certamente ci saranno delle cose da risistemare, una macchina non può essere perfetta sin dalla sua nascita, sono gli affinamenti successivi che la portano vicina alla perfezione, ma agli affinamenti si procede solo con l’ausilio, prima dei collaudatori, poi degli utilizzatori del prodotto finale.

Tutti noi che saremo gli utilizzatori della nostra macchina dobbiamo partecipare all’affinamento del sistema.

Per concludere: quelli descritti sono solo alcuni esempi di quanto potremo fare insieme, della rivoluzione che potremo fare insieme.

La rivoluzione non la subiremo, la faremo insieme.

Basterà crederci ed avere fiducia ed oggi c’è da riporre moltissima fiducia nelle capacità di rinnoversi della Pubblica Amministrazione e dei suoi dipendenti.